Tietosuojaseloste

• REKISTERINPITÄJÄ

SPL-Kouvola ry

Savonsuontie, Kouvola

spl-kouvola@outlook.com

• YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Puheenjohtaja

Miia Niemi

spl-kouvola@outlook.com

• REKISTERIN NIMI

SPL-Kouvola ry jäsenrekisteri

• REKISTERÖIDYT

Yhdistys pitää luetteloa yhdistykseen kuuluvista jäsenistään. Jäsenet ovat joko yhdistyksen varsinaisia-, perhejäseniä tai yhdistyksen kentänkäyttömaksun maksaneita.

• REKISTERIN PITÄMISEN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTEET

Yhdistyslain 11§ mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Jos jäsenet tai osa heistä on luonnollisia henkilöitä, on jäsenluettelon samoin kuin yhdistyksen muidenkin henkilörekisterien pitämiseen sovellettava myös henkilötietolain 9§ säännöksiä.

Henkilötietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja jäsenmaksujen keräämiseen yhdistyksen suljetun WhatsApp-ryhmän ja sähköpostin välityksellä.

Yhdistys on velvollinen lähettämään jäsenluettelot Saksanpaimenkoiraliitto ry:lle.

• KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Yhdistyksen rekisterissä ilmenee jäsenen nimi, puhelinnumero, sekä sähköpostiosoite. Yhdistys ei käsittele arkaluontoisia henkilötietoja.

• SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Yhdistys kerää kutakin jäsentä koskevat tiedot vain jäseneltä itseltään, sekä velvoittaa hänet ilmoittamaan mahdolliset muutokset yhdistykselle.

• TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTÄMINEN

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen lupaa. Lista jäsenten nimistä ilman yhteystietoja luovutetaan kerran vuodessa Saksanpaimenkoiraliitolle puheenjohtajan toimesta vuosi-ilmoituksen yhteydessä. Jäsenen puhelinnumero liitetään hänen luvallaan yhdistyksen WhatsApp-tiliin. Johtokunnan jäsenten nimet julkaistaan yhdistyksen kotisivuilla, joissa myös näkyy puheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan puhelinnumerot, sekä puheenjohtajan ja rahastonhoitajan sähköpostiosoite.

Johtokunnan jäsenten yhteystietojen julkaisulupa yhdistyksen yleisen kokouksen kokouskutsuun ja yhdistyksen kotisivuille pyydetään hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Yhdistyksen postituslistasta tai yhteystietorekisteristä ei luovuteta tietoja kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin eikä mielipide- ja markkinatutkimusta varten. Liittyessään jäsen antaa suostumuksensa yhdistyksen harjoittamaan suoramarkkinointiin, liittyen yhdistyksen toimintaan, edunvalvontaan ja yhdistyksen järjestämiin jäsentapahtumiin. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Yhdistyksen johtokunta voi päättää yhdistyksen jäsenluettelon tietojen luovuttamisesta henkilötietolain (523/99) edellä mainitut luovutusedellytykset ja kielto-oikeus huomioon ottaen. Jos johtokunta päätyy jäsentietojen luovuttamiseen tai julkaisemiseen, johon on saatu jäsenten suostumukset, korostetaan luovutuspäätöksessä jäsentietojen käyttötarkoitussidonnaisuutta: tietoja saa käyttää vain määriteltyyn tarkoitukseen. johtokunta luovuttamispäätöksiä tehdessään varmistuu siitä, ettei jäsenten yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Jäsentietojen käsittelyn periaatteet arvioidaan ja suunnitellaan henkilötietolain säännösten sekä sovellettavien erityislakien (esim. yhdistyslaki) säännösten perusteella, ja luodaan toiminnan kannalta tarvittavat menettelytavat sekä huolehditaan jäsenten asianmukaisesta informoinnista

• TIETOJEN SUOJAUS

Jäsenekisteri on salasanalla suojatulla muistitikulla ja paperiversiona puheenjohtajan kotona, sekä suojattuna tiedostona sihteerin tietokoneella.

Sähköpostit lähetetään jäsenten osoitetiedot suojattuna.

Rekisterinpitäjä on vaitiolovelvollinen jäsenrekisterin tietojen suhteen. Vaitiolovelvollisuus säilyy hänen siirryttyään pois tehtävästä.

• TIETOJEN KÄSITTELYN KESTO

Jäsentiedot hävitetään, kun henkilötietolain tarkoittamaa rekisteröintiperustetta ei enää ole, eivätkä tiedot ole toiminnan kannalta enää tarpeellisia. Jäsenen erotessa tiedot pääsääntöisesti hävitetään sen jälkeen, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää tietojen säilyttämistä edellytä. Erikseen joudutaan arvioimaan tilanteet, joissa muu laki edellyttäisi jäsentietojen säilyttämistä.

• TIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Puheenjohtaja

Sihteeri

Rahastonhoitaja

• AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

• REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyllä yhdistyksen jäsenellä on oikeus tulla informoiduksi ja saada etukäteen tietää henkilötietojensa käsittelystä sekä tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Tähän liittyy olennaisena osana myös oikeus saada tieto korjatuksi. Mikäli tiedot osoittautuvat joiltain osin virheelliseksi, tarpeettomaksi, puutteelliseksi tai vanhentuneeksi, tiedot on välittömästi korjattava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

• REKISTERISELOSTE

Yhdistys pitää jokaisen saatavilla rekisteri- ja tietosuojaselosteen kotisivujensa kautta. Rekisteri- ja tietosuojaselosteesta ilmenee rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröidyistä ja näihin liittyvistä tiedoista, säännönmukaiset luovutuskohteet sekä kuvaus rekisterin suojausperiaatteista.

• YHTEYDENOTOT

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

• MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla internetsivuillemme asiasta ilmoituksen.Kirjoita tekstisi tähän.....